La pandemia de coronavirus se ha vuelto un tema familiar en los últimos 6 meses. Esta crisis comenzó como sanitaria y se está transformando en una recesión afectando a las economías globales. La alta transmisibilidad del virus ha provocado el confinamiento de países y ciudades. Sin embargo, desde una perspectiva alternativa, esta situación ha presentado muchas oportunidades y ha transformado la forma en que funcionamos, como seres humanos y sociedades. Estamos empezando a darnos cuenta del poder de algo mágico que se encuentra a nuestro alcance: la tecnología junto con el Internet.
Por pura necesidad de darle continuidad a los negocios, esta pandemia ha impulsado a las empresas a adentrarse en las aguas inexploradas del trabajo en línea. Empresas, ONGs, empresas sociales y gobiernos están experimentando el nuevo modelo de trabajo a distancia. Pero la forma de trabajar remotamente no es nueva para algunos. Amarante ha estado utilizando el modelo de trabajo remoto desde su inicio en 2008. Con consultores en todo el mundo, este modelo nos ha permitido trabajar exitosamente con una base de clientes global y brindar nuestros servicios basados en la experiencia local y cultural. Aunque la situación del COVID-19 detuvo la implementación de algunos proyectos, podemos continuar trabajando con nuestros clientes y cumplir satisfactoriamente gracias a nuestro exitoso modelo de trabajo remoto.
Amarante tiene tres oficinas principales en todo el mundo: una en Dubai, una en la Ciudad de México y otra, a través de su Joint Venture “Avrio Impact”, en Francia. Pero todos los consultores (ubicados en todos los continentes) trabajan adoptando un modelo distribuido, donde acceden a su computadora portátil, a las plataformas y herramientas compartidas de Amarante y al Internet para poder funcionar y entregar el trabajo a tiempo.
Una parte importante del trabajo de Amarante se basa en proyectos y clientes, por lo que los consultores con sede en la región / país en cuestión o con experiencia relevante relacionada con el proyecto, generalmente son los que brindan los servicios requeridos a los clientes en el área. Este trabajo es supervisado en el puesto de trabajo, por el personal superior y la dirección de Amarante, lo que garantiza la polinización cruzada de las mejores prácticas, la orientación y el control de calidad que es parte esencial del servicio ofrecido. Para que las operaciones funcionen de manera simplificada, el equipo de Amarante utiliza herramientas y plataformas digitales como Google Drive, Skype, Zoom, Whatsapp, Email y Dropbox para coordinar, colaborar y comunicarse entre sí, utilizando el mundo virtual como un espacio de oficina. Por supuesto, al interactuar con los clientes y sus mercados, prosigue el trabajo de campo en sitio y las reuniones y sesiones de trabajo en persona. Los consultores trabajan en asociación con empresas de investigación de mercado u otros actores del país (empresas de tecnología, diseñadores de UX, entre otros) cuando es necesario. Estas asociaciones están desempeñando un papel cada vez más importante durante la crisis del COVID-19, ya que los consultores lideran proyectos desde lejos y dependen de sus colegas y socios locales en el país para realizar el trabajo sobre el terreno. Como empresa que promueve la transformación y el futuro digital, el trabajo remoto brinda la oportunidad de explorar las herramientas digitales y comprender los beneficios y desafíos que brindan, lo que a su vez puede resultar útil cuando se trabaja para sus clientes.
Muchos clientes se están moviendo a operar en línea (on-line) y prefieren usar herramientas digitales para la comunicación, discusiones e incluso talleres.
Esto ha sido difícil en áreas de bajo nivel de alfabetización digital, pero brinda una oportunidad para acelerar su adopción. Muchos están comenzando a comprender las reglas y convenciones del uso de diferentes herramientas digitales. Incluso antes de la pandemia, el modelo de trabajo remoto permitió a nuestros consultores colaborar constantemente, utilizando esta combinación híbrida y distribuida de experiencia local e internacional, trabajando juntos sin problemas a través de fronteras, gracias a cómo la tecnología puede conectarnos en el mundo actual. Como resultado, el modo de operarar de Amarante no se ha visto tan afectado por la crisis, hasta ahora.
Entonces, ¿qué ventajas ofrece la experiencia de Amarante en el mantenimiento de un modelo de oficina en línea? En primer lugar, permite una estructura ligera ya que hay una necesidad limitada de inversión en espacio de oficinas y otros activos de gran capital. Pero con mayor importancia, permite flexibilidad y movilidad.
A pesar de las limitaciones de viaje, hay consultores en el terreno constantemente, especialmente en los mercados prioritarios de nuestros clientes y donde se está llevando a cabo la acción. Para los colegas y el personal de Amarante, trabajar desde casa les ahorra tiempo en transporte y tráfico, especialmente para quienes viven en grandes ciudades metropolitanas. Trabajar desde casa también proporciona más flexibilidad, autonomía, productividad y concentración.
Sin embargo, el modelo de trabajo en línea, como cualquier método de trabajo, tiene sus desventajas. Los consultores opinan que hay una curva de aprendizaje y, al principio, trabajar a distancia es un desafío ya que requiere más disciplina y organización. Establecer una rutina y acostumbrarse a ella es clave. Otro desafío, con un modelo de negocio basado en el trabajo remoto, es uno que se está volviendo demasiado familiar, especialmente durante la crisis: la falta de contacto e interacción humana. A menudo, existe una brecha en las actividades de RR.HH. y formación de equipos. En un entorno de oficina, familiarizarse con sus colegas ocurre de manera orgánica.
Virtualmente, alguien tiene que tomar la iniciativa. Con plazos determinados y una intensa carga de trabajo, es necesario planificar y organizar los descansos virtuales del equipo para tomar un café o una charla en el pasillo. Esto es aún más necesario con un equipo en crecimiento y especialmente cuando nuevos colaboradores se unen a la empresa. Para los consultores que trabajan en ubicaciones distantes, a veces extrañan tener un colega o un equipo con quien trabajar. Tareas tan simples, como aclarar preguntas, pueden hacer que uno espere un rato por una respuesta … ¡y las diferencias de zona horaria no ayudan! Además, con una oficina en su dispositivo, a veces es difícil ceñirse a un horario típico de 9 a 5 o completar una ronda de 8 a 10 horas de trabajo.
Después de años de práctica, Amarante está trabajando para superar estos desafíos construyendo espíritu de equipo y creando un ADN en todas las regiones. Por ejemplo, hace unas semanas, el equipo realizó una llamada de zoom informal para que todos los empleados interactuaran y participaran en actividades virtuales de team bulding y se conocieran en un entorno más informal, interactuando también con miembros de la familia y como consecuencia, introducir este ángulo vital de la interacción humana fuera del espacio de trabajo. Esto fue aún más esencial y productivo dado el estrés del COVID-19 y la necesidad de unirse y tener un momento más liviano sin plazos ni fechas, entregables y resolución de problemas del proyecto. Amarante planea continuar este tipo de interacciones virtuales e iniciativas de formación de equipos en el futuro.
Otra herramienta útil cuando se trabaja con equipos distribuidos es Clockify. Los consultores de Amarante están experimentando con esta plataforma que les permite hacer un seguimiento de sus horas de trabajo y actividades agrupadas por equipos y por proyectos. La plataforma permite que los equipos colaboren y se basen en el progreso de los demás a través de continentes y zonas horarias. El equipo de Amarante en América Latina (LATAM) está experimentando con un modelo de trabajo híbrido. Tienen una oficina en la ciudad de México a la que los consultores viajarán de 3 a 4 veces por semana (esto se ha detenido hasta fin de año debido al cierre en México).
A través de la oficina física, el equipo de LATAM tiene un proceso de incorporación más fácil y el equipo de cinco consultores ha desarrollado relaciones personales de manera más orgánica. Esto permite a los consultores interactuar, colaborar cara a cara cuando sea necesario y aún tener cierta flexibilidad para trabajar de forma remota mientras se mantienen conectados con sus colegas de todo el mundo. Como se mencionó, debido a la pandemia de COVID-19, el equipo de LATAM no continuará en la oficina central hasta enero de 2021. Pasaron por este proceso de transición por el que han pasado muchas empresas en todo el mundo, de físico a completamente digital. Como sabemos, las plataformas digitales requieren adaptarse a un conjunto de habilidades diferentes y reelaborar la logística. Los proyectos en Sudamérica ahora se coordinan a través de consultores asociados en el terreno y se manejan de forma remota desde la base de México.
El consejo que comparten nuestros consultores es que las empresas se centren en el bienestar de los empleados al elegir cambiar al trabajo remoto. Se requiere de mucha autonomía por parte de los empleados para poder administrar y completar su trabajo según el cronograma y las expectativas de calidad. La dirección debe confiar en los empleados lo suficiente como para permitirles esta flexibilidad y proporcionarles una guía sobre cómo navegar por el ecosistema de la empresa en línea y familiarizarlos con la ética de la empresa y lo que se debe y no se debe hacer en el ámbito del teletrabajo. Cada miembro del equipo debe sentirse cómodo al acercarse a sus colegas y a los directores con regularidad y tanto como sea necesario. De hecho, la política de “puertas abiertas” también debe existir en el mundo virtual. El ADN de la empresa, la dinámica empleado-empleador, el proceso de trabajo y la ética de las comunicaciones deben describirse cuidadosamente e implementarse de manera constante.
Por supuesto con la situación del COVID-19, la mayoría de las empresas se apresuraron a participar en este proceso. Sin embargo, según las palabras de los veteranos en el modelo de trabajo en línea, las empresas y los empleados tienen que navegar con una relación recién evolucionada. Las empresas deben presentar guías y expectativas establecidas a todos los empleados. Deben reestructurarse para estar equipados para gestionar equipos de forma remota. Esta formación debería permitir a los empleadores y empleados adquirir una ética de trabajo digital y un conjunto de habilidades para utilizarlas eficazmente bajo una combinación saludable del uso de plataformas en línea de manera eficiente.
Del mismo modo, los empleados deben tener la capacidad para trabajar de forma autónoma y trabajar de acuerdo con las expectativas de la empresa con respecto a las nuevas normas del teletrabajo. Deben estar dispuestos a aprender y utilizar herramientas digitales de forma ética y eficaz. Con una orientación y ética de trabajo correctas, incluyendo acuerdos y reglas claras del trabajo remoto, así como controles y contrapesos, el modelo de trabajo digital distribuido puede resultar un activo valioso para las empresas durante y posterior a la crisis del Covid-19.
Visita el artículo en su idioma original: https://amaranteconsulting.com/en/the-remote-work-model-advice-from-veterans-for-tele-working-in-the-new-normal/
Autoría: Nimisha Iyer, Pasante and Manohisoa Boulier, Directora Región Francófona
Traducción: Camila Medrano, Pasante Amarante LAC